Meetings ohne Sinn: Effizienz heißt nicht, mehr reinzupacken
9:00 Jour fixe, 10:00 Sync, 11:00 „kurzes Alignment“, 13:00 Status, 15:00 „nur mal eben abstimmen“. Auf dem Papier sieht das nach Produktivität und Geschäftigkeit aus. In Wirklichkeit fühlt es sich oft so an: viel Bewegung, wenig Fortschritt.
Die To-dos wandern in den Abend oder auf den nächsten Tag, an dem dann auch keine Zeit ist. Entscheidungen bleiben vage, alle sind erschöpft. Das Problem ist selten „zu wenig Einsatz“. Das Problem ist: Wir verwechseln beschäftigt mit wirksam.
Meetings scheitern am Ziel
Viele Meetings sind nicht deshalb frustrierend, weil die Leute nicht engagiert wären, sondern weil sie mit völlig unterschiedlichen Erwartungen reingehen.
Die einen wollen entscheiden, die anderen „nur mal hören“, und wieder andere hoffen, endlich mal zu verstehen, warum etwas hakt.
Das Ergebnis: drei Gespräche gleichzeitig und am Ende niemand zufrieden.
Hier hilft eine kleine, aber entscheidende Klarheit: Welches Ziel hat das Meeting?
Entscheiden → Wir verlassen den Termin mit einem klaren Beschluss.
Informieren → Alle wissen Bescheid, niemand ist ratlos.
Reflektieren → Wir haben Muster erkannt und vereinbart, was wir daraus ableiten.
Schon diese Unterscheidung verändert einiges. Plötzlich hat die Einladung eine Richtung, und alle wissen, woran sie am Ende merken, dass das Ziel erreicht ist.
Nicht jedes Problem braucht einen Blocker im Kalender
Wir sind es gewohnt: Austausch = Meeting. Aber das stimmt nicht.
Manchmal reicht ein asynchrones Update im Tool, drei Bulletpoints im Chat oder ein kurzes Memo. Manchmal reicht eine fünfminütige Loom-Aufnahme für ein Hand-over, statt 45 Minuten „zeigen und erzählen“.
Die Frage, die du dir vor jedem Einladungs-Klick stellen kannst: Welche Form bringt uns am schnellsten und klarsten zum Ziel – ohne an Qualität einzubüßen? Wenn die Antwort nicht „Meeting“ ist, dann ist sie es nicht.
Wer muss wirklich dabei sein?
Ein weiterer Klassiker: „Zur Sicherheit“ alle einladen. Klingt höflich, ist aber auch teuer.
Wenn du im Termin keine Frage beantworten kannst, keine Entscheidung herbeiführst und keine neue Information einbringst, dann bist du vermutlich nicht nötig. Absagen ist kein Affront, sondern professionell.
Ich habe Teams begleitet, die diese Faustregel eingeführt haben und plötzlich wurden Meetings kleiner, kürzer, fokussierter. Und ja: Am Anfang braucht es Mut, weil man denkt, man schließt Leute aus. Aber in Wahrheit gibt man ihnen Zeit zurück.
Zwei Praxis-Szenen
In einem Team gab es jeden Dienstag einen zweistündigen Statusmarathon mit 14 Leuten. Ergebnis: Müdigkeit und Frust. Wir haben das umgestellt: Updates asynchron, 25 Minuten Live-Slot nur bei Red-Flags, plus fünf Minuten für Entscheidungen. Ergebnis: Jede Woche 25 Personenstunden frei, Risiken früher sichtbar und die Stimmung ging deutlich nach oben.
Ein anderes Team hatte einen Jour fixe, einfach „weil wir das immer so machen“. 90 Minuten, acht Leute, viel Routine-Talk. Wir haben den Termin ausgesetzt und stattdessen ein Entscheidungs-Canvas verschickt: Kontext, Optionen, Empfehlung. Nur wenn ein Punkt reif war, wurde ein Slot einberufen. Ergebnis: Drei von vier Terminen fielen weg. Der eine, der stattfand, brachte eine klare Entscheidung in 18 Minuten.
Moderation, die wirkt
Meetings werden nicht automatisch besser, nur weil wir die Einladung schlauer formulieren. Es braucht auch eine Moderation, die nicht zulässt, dass die Zeit verpufft.
Das heißt: In den ersten 60 Sekunden klar sagen, was heute rauskommen soll, Zeitboxen setzen, unerhebliche Themen parken. Am Ende die Entscheidung oder das Ergebnis laut wiederholen, festhalten, To-dos mit „Wer macht was bis wann?“ klären.
Das ist kein Hexenwerk, aber es ist eine Frage von Haltung.
Meetings sind kein Selbstzweck. Sie sind ein Werkzeug und Werkzeuge funktionieren nur, wenn man sie bewusst einsetzt. Effizienz heißt nicht, den Kalender noch voller zu packen, sondern zu klären: Was brauchen wir wirklich, in welcher Form und mit wem?
Und falls ihr das Gefühl habt, dass Meetings euch mehr Zeit rauben als sie bringen: Im Workshop „Effiziente Meetings“ schauen wir uns eure Meeting-Kultur konkret an, sortieren, vereinfachen und machen sichtbar, wo ihr Zeit zurückgewinnen könnt. Infos findet ihr hier: Effiziente Meetings – Workshop.
Denn am Ende geht es ja nicht darum, beschäftigt zu wirken, sondern wirksam zu arbeiten.