Wenn Meetings den Kalender auffressen: Ein Praxisbeispiel aus dem Einzelcoaching
„Eigentlich mache ich meine Arbeit gerne. Aber ich weiß nicht mehr, wann ich sie überhaupt noch machen soll.“
So begann ein Coachinggespräch mit einer Bereichsleiterin. Ihr Kalender war voll mit Terminen, Meetings, Abstimmungen, Jour fixes. Kaum eine Stunde am Tag blieb übrig, um konzentriert zu arbeiten. Die Folge: Aufgaben wanderten in die Abende, Entscheidungen wurden zwischen Tür und Angel getroffen und die eigentliche Führungsrolle bestand gefühlt nur noch darin, von Termin zu Termin zu hetzen. Und natürlich waren alle Termine wichtig.
Was wir uns im Coaching angeschaut haben
Wir haben ihren Kalender nicht einfach als Tool betrachtet, sondern als Spiegel ihrer Rolle: Wofür genau saß sie in all diesen Meetings? Aus welchen Gründen wurde sie dort eingeladen? Welchen Zweck verfolgt das Meeting insgesamt? Und wie sieht ihre konkrete Beteiligung aus?
Denn: Natürlich liegt es auf der Hand, dass vermutlich nicht alle Termine wirklich gleich wichtig sind. Es gibt immer Abstufungen, wenn alles Priorität 1 hat, dann hat auch alles eigentlich Priorität 399. Weil es keine Unterschiede mehr gibt und damit eigentlich gar keine Priorisierung. Aber: Wenn so klar wäre, was die wirklich wichtigen Termine und was die eher nicht so wichtigen sind, dann hätte die Bereichsleiterin schon längst selbst gehandelt.
Für das Coaching hieß es also, es ging nicht nur darum einfach “Nein” zu bestimmten Terminen zu sagen, sondern vor allem zu gucken, wo ein bewusstes “Ja” gesetzt werden kann: Wo braucht es ihre Präsenz wirklich? Und wo ist ihre Rolle eher, Verantwortung abzugeben?
Nach der ersten Coachingsitzungen hatten wir die Termine in so weit durchdrungen, dass zumindest diejenigen benannt werden konnten, die nicht zur Debatte standen und daneben lag ein Haufen unsortierter Meetings irgendwo zwischen: Da bin ich eigentlich nur aus Pflichtgefühl, ich weiß gar nicht genau, was überhaupt Sinn und Zweck des Treffens ist und die Infos brauche ich schon, aber ich glaube, jemand aus meinem Team könnte dort viel mehr Input geben.
In den folgenden zwei Sitzungen konnten wir dann weiter herausarbeiten, welche Termine an wen delegiert werden konnten und welche Termine in der aktuellen Form schlicht ineffektiv waren. Für diese Meetings gibt es verschiedene Lösungen: Sie lässt sich einfach das Protokoll per E-Mail zukommen, das Meeting wurde angepasst, sodass es deutlich gestrafft ist und manche Termine wurden auch zusammengelegt.
Nach ein paar Wochen war die Veränderung deutlich: Zwei feste Tage pro Woche ohne Meetings.
Heißt das, der Druck war weg? Natürlich nicht. Der Job blieb fordernd und es gab immer noch genug Termine und Meetings. Aber es war nicht mehr dieses Gefühl, nur noch Passagierin im eigenen Kalender zu sein. Sie hatte wieder Steuer in der Hand und das machte (für sie) den entscheidenden Unterschied.
Meine Reflexion
Für mich zeigt das ziemlich klar: Coaching ist kein Luxus, den man sich gönnt, wenn mal Zeit übrig ist. Es ist genau dann hilfreich, wenn alles zu viel ist. Da braucht es kein weiteres Tool oder fancy Zeitmanagement-System. Sondern jemanden, der mit dir draufschaut: Wo verhedderst du dich? Welche Gewohnheiten halten dich fest? Und wo darf’s einfach mal anders werden?
Die hier genannte Bereichsleiterin hatte für sich übrigens den Boxenstopp gebucht — steht zwar für Teamentwickler*innen dran, gilt natürlich aber auch für alle anderen.
Mehr zu unserem Angebot für Einzelcoaching findet ihr hier. Oder ihr schreibt euer Anliegen einfach auf, schickt es rüber und wir besprechen gemeinsam, was braucht.
Wichtig für euch: Abgesehen vom Boxenstopp verkaufen wir keine Coachingpakete, sondern nur Einzelsitzungen. Weil ihr so nach jeder Coachingsitzung entscheiden könnt, ob ihr weitermachen wollt oder nicht. Schließlich können wir alle nicht gut vorhersehen, wie viel Zeit es braucht, damit ihr euer Thema lösen könnt.