Lean Coffee: Struktur in Meetings – ohne Agenda, aber mit Fokus
Meetings ohne echte Agenda, in denen viel geredet und wenig entschieden wird, kennen wir alle. Aber es geht auch anders: Mit Lean Coffee bringen wir Struktur in den Austausch — ohne die Lebendigkeit zu verlieren. Diese selbstorganisierte Methode sorgt dafür, dass wirklich relevante Themen auf den Tisch kommen und die Gespräche fokussiert bleiben. Gerade für agile Teams, Projektgruppen oder Communities of Practice kann Lean Coffee echte Wunder wirken.
Was ist Lean Coffee?
Lean Coffee wurde 2009 von Jim Benson und Jeremy Lightsmith entwickelt. Die Grundidee ist bestechend einfach: Statt eine Agenda im Voraus festzulegen, bringen die Teilnehmenden ihre eigenen Themen mit. Gemeinsam wird priorisiert, worüber gesprochen werden soll, und die Diskussion verläuft entlang dieser Prioritäten. Das Ganze ist zeitlich getaktet, bleibt aber flexibel genug, um spontan auf neue Bedürfnisse zu reagieren.
Lean Coffee lebt dabei von wenigen, klaren Prinzipien: Jede*r gestaltet aktiv mit, die Diskussion bleibt fokussiert, und die Struktur unterstützt den gemeinsamen Erkenntnisgewinn. Vielleicht fragst du dich: Geht das wirklich ohne Chaos? Ja, und genau das macht den Reiz aus.
So funktioniert Lean Coffee Schritt für Schritt
Themen sammeln: Zu Beginn notieren alle Teilnehmenden ihre Themen auf Karten oder digitalen Post-Its.
Themen vorstellen: Kurz und knapp wird erklärt, was sich hinter jedem Thema verbirgt — ohne Diskussion.
Themen priorisieren: Über Dot-Voting wird abgestimmt, welche Themen zuerst besprochen werden sollen.
Diskussion starten: Das höchstpriorisierte Thema wird aufgegriffen. Ein Timer (ca. 5–8 Minuten) gibt den Takt vor.
Entscheiden: Nach Ablauf der Zeit stimmen die Teilnehmenden per Daumenzeichen ab, ob sie am Thema bleiben oder weitergehen wollen.
Nächstes Thema: Die Gruppe arbeitet sich systematisch durch die Agenda.
Dieses Vorgehen sorgt dafür, dass Gespräche sowohl strukturiert als auch lebendig bleiben. Probiert es ruhig einmal aus — ihr werdet sehen, wie schnell Energie und Fokus steigen.
Warum funktioniert Lean Coffee so gut?
Warum klappt Lean Coffee so gut? Weil es genau auf die Bedürfnisse agiler Teams eingeht:
Relevanz: Es werden nur Themen diskutiert, die der Gruppe wirklich wichtig sind.
Fokus: Die Timeboxes helfen, Gespräche auf den Punkt zu bringen und Abschweifen zu vermeiden.
Partizipation: Jede*r bringt sich ein und gestaltet die Agenda aktiv mit.
Flexibilität: Neue Impulse und spontane Ideen finden jederzeit Platz.
Gerade diese Mischung aus Selbstorganisation und Struktur macht Lean Coffee besonders attraktiv für Teams und Organisationen, die Wert auf Eigenverantwortung, Beteiligung und Dynamik legen.
Praxistipps für ein gelungenes Lean Coffee
Damit ein Lean Coffee wirklich rund läuft, lohnt es sich, ein paar Dinge zu beachten:
Moderation: Eine leichte, unaufdringliche Moderation hilft, den Prozess klar und flüssig zu gestalten. Ihr braucht keinen strengen Facilitator, sondern jemanden, der ein Auge auf Zeit und Energie hat.
Visualisierung: Ein Board — ob physisch oder digital — mit den Spalten "Zu diskutieren", "In Diskussion" und "Diskutiert" schafft Transparenz für alle.
Timeboxing ernst nehmen: Besser mehrfach verlängern als direkt zu viel Zeit einzuplanen. So bleibt die Dynamik erhalten.
Dokumentation: Erkenntnisse und To-Dos am Ende kurz zusammenfassen und für alle sichtbar machen. Oft reicht eine simple Liste.
Gerade bei virtuellen Meetings kann ein gut strukturiertes digitales Board den Unterschied machen. Tools wie Miro, Mural oder ein simples Online-Whiteboard sind hier Gold wert.
Wo Lean Coffee besonders wirkungsvoll ist
Lean Coffee ist unglaublich vielseitig einsetzbar:
In Team- oder Bereichsmeetings
Als kreative Variante für Retrospektiven
Beim Austausch in Communities of Practice
In Workshops oder Konferenz-Sessions
Für Wissensaustausch oder Innovationsmeetings
Überall dort, wo Austausch strukturiert, aber nicht starr ablaufen soll, spielt Lean Coffee seine Stärken aus. Besonders spannend: Auch für bereichsübergreifende Meetings funktioniert es hervorragend.
Lust, es auszuprobieren?
Lean Coffee bringt eine wunderbare Mischung aus Struktur und Selbstorganisation in Meetings. Es macht Diskussionen produktiver, lebendiger und oft auch einfach spaßiger. Besonders schön: Alle Stimmen finden Gehör, nicht nur die lautesten.
Mein Tipp: Probiert es einfach beim nächsten Teammeeting aus. Keine große Vorbereitung, kein starrer Ablauf. Nur echte Themen, echte Beteiligung und überraschend gute Ergebnisse. Viel Spaß beim Ausprobieren!