Check-ins – warum der Anfang eines Meetings über den Verlauf entscheidet

Man kennt das ja: Wieder so ein Meeting, noch ein Termin und eigentlich wäre da ja auch noch genug andere Arbeit. Gerade in agilen Arbeitskontexten, wo ohnehin schon viele Meetings in Form von Dailys, Plannings, Reviews oder Retros stattfinden, kommt schnell das Gefühl auf, dass der Kalender überläuft und die eigentliche Arbeit irgendwie dazwischen passieren muss.

Dabei übersehen wir oft, was Meetings eigentlich sind oder besser: was sie sein könnten. Nämlich mehr als nur Zeitslots zur Abstimmung oder Entscheidungsfindung. Meetings sind immer auch soziale Räume, ob bewusst gestaltet oder nicht. Sie sind Momente, in denen Beziehung, Kultur und Zusammenarbeit sichtbar und spürbar werden.

Und genau deshalb lohnt es sich, hinzuschauen, wie Meetings beginnen. Denn der Anfang eines Meetings entscheidet auch darüber, wie wir miteinander sprechen, ob wir uns wirklich begegnen, welche Informationen austauschen und was vom Meetings bleibt.

Ein Meeting beginnt, bevor jemand spricht

Wie ein Meeting startet, prägt den ganzen Verlauf. Kommen Menschen hastig aus anderen Terminen, halb gedanklich noch woanders? Wird sofort die Agenda geteilt (sofern es überhaupt eine gibt), noch bevor jemand im Raum angekommen ist? Oder gibt es einen Moment, in dem alle wirklich ankommen dürfen?

Ein Check-in ist kein „Warm-up“. Er ist ein Zeichen von Bewusstheit: Wir sind hier, gemeinsam und wir alle bringen etwas mit: Gedanken, Emotionen, vielleicht auch Müdigkeit oder Druck. Wenn das unausgesprochen bleibt, arbeitet es trotzdem mit.

Ein kurzer Check-in schafft den Raum, das sichtbar zu machen. Nicht, um Probleme zu lösen, sondern um da zu sein und das miteinander zu teilen.

Check-ins sind Haltung, keine Methode

Das Missverständnis ist groß: Viele glauben, Check-ins seien ein nettes Add-on – so ein bisschen Teamgefühl zum Einstieg. Aber eigentlich sind sie Ausdruck einer Haltung.

Ein Check-in sagt: Ich sehe dich als Mensch, nicht nur als Rolle. Er sagt: Bevor wir losreden, schaffen wir Verbindung. Das kann ganz einfach sein.
Zum Beispiel:

• „Mit welchem Gedanken kommst du hier rein?“

• „Was beschäftigt dich gerade – beruflich oder privat?“

• „Was brauchst du heute, um präsent zu sein?“

Es geht nicht um Kreativität, sondern um Echtheit. Dabei versteht sich hoffentlich von selbst, dass wir die Check-ins variieren und vielleicht nicht jedes Meetings immer und ausnahmslos mit einer solchen Frage starten. Erst recht dann nicht, wenn wir das dritte Mal am Tag in ähnlicher Runde zusammenkommen.

Warum der Anfang den Verlauf prägt

In Teams, die regelmäßig Check-ins nutzen, kann sich die Gesprächskultur verändern. Man fällt weniger ins Diskutieren, hört besser zu, nimmt Stimmungen wahr und kann sie einordnen. Nicht, weil man das bewusst trainiert hat, sondern weil wir über die Check-ins Schritt für Schritt etwas übereinander lernen. Ein Meeting, das mit einem bewussten Check-in beginnt, kann eine andere Tiefe entwickeln. Es kann menschlicher, ehrlicher und oft eben auch klarer werden, weil unausgesprochene Spannungen früher auftauchen, statt den Rest des Meetings zu unterwandern.

Der Check-in ist also kein nettes Extra, sondern eine Investition in die Qualität der Zeit danach.

Drei kleine Impulse zum Ausprobieren

1. Die erste Minute zählt.
Bevor die Agenda startet, eine Minute Stille. Kein Tool, kein Reden. Einfach nur Ankommen für alle, kurz bewusst durchatmen, bevor es losgeht. Klingt simpel, ist oft aber ungewohnt.

2. Check-in mit Bedeutung.
Statt „Wie geht’s euch?“ lieber fragen: „Was hat euch heute überrascht?“ oder „Was möchtet ihr, dass nach diesem Meeting anders ist?“

3. Mini-Check-out.
Am Ende eine Runde: „Mit welchem Gefühl gehst du raus?“ und das einfach hören und stehen lassen. Kein Feedback, keine Bewertung, einfach Wahrnehmung und Zuhören.

Meetings sind Beziehungspflege

Meetings sind nicht das Problem, sie sind der Spiegel einer Kultur. Sie zeigen, wie Teams miteinander umgehen, wie präsent sie sind, wie sie Spannung und Nähe aushalten. Ein Check-in ändert nicht alles, aber er kann die Energie verändern.
Er kann aus einem Termin eine Begegnung machen in der Beziehungspflege stattfindet. Manche Teams brauchen genau das: weniger Abarbeiten, mehr Ankommen, damit am Ende die Ergebnisse stimmen.