Zuständigkeiten klären, Erwartungen klären und Teamstrukturen stärken

Rollen & Strukturen

Viele Teams spüren im Alltag, dass Rollen und Strukturen nicht so funktionieren, wie sie sollten. Aufgaben bleiben zwischen zwei Stühlen liegen, Menschen übernehmen Dinge „einfach, weil es sonst niemand macht“, oder es entstehen Reibungen, weil Erwartungen unausgesprochen sind. Besonders in agilen oder hybrid arbeitenden Teams treffen oft verschiedene Rollenlogiken aufeinander: Leitung, Product Owner, Scrum Master, Projektrollen und Fachrollen und nicht immer ist klar, wie sie zusammenspielen.

In individuell entwickelten Team-Workshops unterstütze ich dabei, Zuständigkeiten und Erwartungen so zu sortieren, dass sie verständlich und alltagstauglich werden. Es geht nicht darum, starre Modelle einzuführen, sondern eine Struktur zu schaffen, die Orientierung gibt, Entscheidungen erleichtert und Verantwortung transparent macht.

In vielen Teams tauchen ähnliche Fragen auf:

  • Wer übernimmt welche Verantwortung und warum manchmal niemand?

  • Wo endet eine Rolle, und wo beginnt eine andere?

  • Warum scheitern Entscheidungen an unklaren Schnittstellen?

  • Was bedeutet Selbstorganisation konkret für uns?

  • Wie greifen Führung, Team und Produktrolle sinnvoll ineinander?

  • Welche Erwartungen sind unausgesprochen oder widersprüchlich?

  • Wie können wir Aufgaben so verteilen, dass sie realistisch machbar sind?

Solche Fragen sind normal. Sie entstehen dort, wo Teams wachsen, sich verändern oder in agilen Strukturen arbeiten, ohne dass Rollen wirklich abgestimmt wurden.

Eine Frau moderiert an einem Tisch voller Moderationskarten im Workshop, während Teilnehmende gemeinsam Materialien sortieren

Wie ich mit Teams arbeite

Wir beginnen damit, sichtbar zu machen, wie Rollen heute gelebt werden und nicht wie sie „auf dem Papier“ stehen. Oft zeigt sich, dass Menschen vieles übernehmen, weil sie es schon immer gemacht haben, weil es niemand anderes tut oder weil unterschiedliche Rollenbilder existieren.

Gemeinsam sortieren wir Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen. Dabei geht es nicht darum, Perfektion zu erreichen, sondern um ein Rollenverständnis, das für alle nachvollziehbar ist und euch im Alltag wirklich trägt.

In agilen Teams schauen wir zusätzlich auf die Besonderheiten von Rollen wie Product Owner, Scrum Master, Tech Lead oder Chapter Lead. Oft entsteht hier große Entlastung, wenn klar wird, wo Aufgaben hingehören und wo nicht..

Was wir typischerweise klären

Je nach Team kann der Schwerpunkt sehr unterschiedlich sein. Häufig behandeln wir Punkte wie:

  • klare Zuständigkeiten und Rollenverständnisse

  • Erwartungen klären: innerhalb des Teams, zwischen Rollen und in Richtung Führung

  • Schnittstellen sortieren, damit Aufgaben nicht hängen bleiben

  • Entscheidungslogiken, die zu eurer Struktur passen

  • Produkt- und Projektrollen im agilen Kontext (z. B. PO vs. PM)

  • Führungsrollen in selbstorganisierten Teams

  • Arbeitsweisen, die Struktur und Zusammenarbeit verbinden

  • Verantwortungsbereiche, die realistisch und tragfähig sind

Der Fokus liegt auf Einfachheit und Klarheit und nicht auf neuen Organigrammen.

Was Teams danach häufig erleben

Wenn Rollen und Strukturen klar sind, verändert das den Alltag spürbar. Teams berichten danach oft:

  • weniger Reibungen und Missverständnisse

  • klare Ansprechpartner*innen

  • Entscheidungen, die schneller getroffen werden

  • Aufgaben, die nicht mehr liegen bleiben

  • bessere Orientierung in der Zusammenarbeit

  • realistische Erwartungen an agile Rollen

  • ein Gesamtbild, das für alle verständlich ist

Viele beschreiben es als Moment, in dem die Rollen und Strukturen zum ersten Mal wirklich greifbar werden.

Wie ihr starten könnt

Wenn ihr spürt, dass Rollen unklar sind oder Strukturen euch eher bremsen als unterstützen, lohnt sich ein kurzer Austausch. Gemeinsam schauen wir, wo ihr steht und wie ihr mehr Orientierung bekommen könnt.

Mögliche Workshop-Formate

  • halbtägige Workshops zur Klärung von Rollen und Zuständigkeiten

  • 1–2-tägige Teamtage zu Struktur, Erwartungen und Zusammenarbeit

  • Rollenklärungs-Workshops im agilen Umfeld (PO, SM, Team, Führung)

  • Schnittstellen-Workshops zwischen Teams oder Fachbereichen

  • Sessions zu Entscheidungswegen und Verantwortungsbereichen

  • Begleitungen über mehrere Wochen für Teams in Veränderungsphasen

Alle Formate können in Präsenz, online oder auch hybrid stattfinden.

Workshop anfragen
Eine Frau zeigt in einem Workshop auf eine Flipchart an der Wand, während zwei Teilnehmende aufmerksam zuhören

Was andere über unsere Workshops sagen:

  • Wir hatten immer wieder Diskussionen darüber, wer welche Entscheidungen treffen darf. Julia hat uns geholfen, unsere Rollen so zu sortieren, dass jeder genau weiß, wofür er oder sie verantwortlich ist. Seitdem laufen Abstimmungen viel ruhiger und wir kommen deutlich schneller voran.“

    Daniel H.

  • Bei uns waren viele Aufgaben zwischen mehreren Rollen verteilt, sodass ständig etwas liegen blieb. Durch Julias klare Moderation konnten wir Schritt für Schritt festlegen, wer was übernimmt und wie unsere Struktur sinnvoll zusammenpasst. Das hat uns enorm entlastet. Wir arbeiten jetzt viel fokussierter

    Thomas K.

Wenn ihr euch mehr Orientierung in Rollen, Zuständigkeiten oder Entscheidungswegen wünscht, lohnt sich ein kurzer Austausch. Oft wird schnell deutlich, an welchen Stellen eine Klärung am meisten Wirkung entfaltet.

Melde dich einfach, ich helfe euch dabei, den passenden Ansatz zu finden.

Hej, ich bin Julia. Ich unterstütze Teams & Organisationen dabei ihre Prozesse und Zusammenarbeit aktiv zu verbessern.

Mehr über mich findest du hier.

Workshop anfragen

Die Datenschutzhinweise findest du im Footer.