Wenn Zusammenarbeit sichtbar wird: Sieben Muster aus schlecht geführten Meetings
Meetings sind der Ort, an dem Zusammenarbeit sichtbar wird. Hier zeigt sich, wie Teams Entscheidungen treffen, wie sicher Menschen sich fühlen und wie gut Rollen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten geklärt sind. Wenn Meetings schwerfällig werden, liegt es selten am Thema. Meist ist es ein Hinweis darauf, dass etwas im Miteinander nicht klar genug ist.
Die folgenden Muster tauchen in nahezu jedem Team auf. Sie sind nicht dramatisch, aber sie bremsen. Und sie sagen viel darüber aus, wie ein Team wirklich arbeitet.
Wenn der Zweck unklar ist: Orientierung fehlt schon vor dem ersten Wort
Viele Meetings starten mit Routine: kurzer Smalltalk, Laptops öffnen, jemand sagt „Wollen wir anfangen?“ und dann läuft es irgendwie los.
Das Problem: Niemand weiß genau, wofür dieses Gespräch eigentlich gedacht ist. Ohne Zweck entsteht Unsicherheit. Und Unsicherheit macht Menschen vorsichtig.
Im Alltag sieht das so aus:
Manche sagen viel, um Orientierung zu schaffen.
Andere sagen wenig, um nicht „falsch“ zu liegen.
Entscheidungen verschieben sich, weil niemand weiß, wozu sie dienen.
Ein Satz zu Beginn würde oft reichen: „Worum geht’s uns heute wirklich?“ oder “Warum sind wir heute hier?”
Agenden ohne Dramaturgie: Die Reihenfolge passt nicht zur Denkbewegung
Viele Agenden listen Themen auf, aber keine Denklogik. Teams sprechen über Informationen, diskutieren dann, versuchen zu entscheiden und merken erst danach, dass eigentlich eine Vielzahl an Perspektiven fehlt.
Bessere Dramaturgie heißt:
erst Stimmen sammeln
dann Muster sehen
dann entscheiden
Moderation ist nicht das Runterlesen einer Agenda, sondern das Gestalten eines Weges, der für das Team Sinn ergibt.
Diskussionen ohne Abschluss: Der Raum löst sich auf, bevor Klarheit entsteht
Teams diskutieren gern und oft gut. Das Problem entsteht am Ende: Ohne klaren Abschluss bleiben Diskussionen wie lose Enden im Raum. Alle gehen raus und hoffen, dass „irgendjemand“ später sortiert.
Typische Effekte:
dieselben Themen tauchen nächste Woche wieder auf
Ownership ist diffus
To-dos sind implizit statt klar
Ein Meeting braucht keinen Konsens, aber es braucht eine Landung.
Gesprächsmacht: Wenn dieselben Personen das Meeting prägen
In jedem Team gibt es Stimmen, die lauter, schneller oder strukturierter sind. Das ist an sich nicht falsch, aber es verzerrt im Zweifel Inhalte und Entscheidungen, wenn das Ganze unmoderiert bleibt.
Was man im Raum erkennt:
2–3 Personen gestalten den Großteil des Gesprächs
andere nicken, aber tragen wenig bei
vorsichtige Stimmen wirken „passiv“, obwohl sie oft wichtige Informationen hätten
Gute Moderation schafft keine Gleichheit, aber Gleichwertigkeit. Sie macht damit sichtbar, was sonst untergehen würde.
Methodenfetisch: Wenn Tools zur Absicherung werden
Manchmal klammern sich Moderierende an Methoden, als wären sie ein Sicherheitsnetz: Canvas, Breakouts, Karten, Check-ins, Timer.
Tools können hilfreich sein, aber nur, wenn sie dem Raum dienen. Manchmal reicht eine einzige gute Frage. Manchmal ist eine Pause die beste Intervention und manchmal wäre weniger Methode mehr Präsenz.
Moderation ist kein Werkzeugkasten. Es ist eine Form der Aufmerksamkeit und deshalb ist Zuhören häufig ein wichtiger Teil der Moderation, denn nur so kann sie wiederholen, was gesagt wurde oder inhaltlich lenken, wenn plötzlich das Thema wechselt.
6. Fehlende Ergebnisfixierung: Alles klingt gut, aber nichts wird wirksam
Ein Meeting kann klug geführt sein und trotzdem wirkungslos bleiben. Warum? Weil Verständigung nicht automatisch Wirkung erzeugt. Ein gemeinsames Lagebild ist wertvoll. Aber ohne diese drei Punkte passiert nichts:
Was wird Realität?
Wer kümmert sich?
Bis wann?
Wenn dieser Teil fehlt, bleiben gute Gedanken einfach nur: gute Gedanken.
Vermeidung: Wenn Konflikte höflich übertüncht werden
Es gibt Meetings, die fachlich sauber erscheinen, aber energetisch flach bleiben. Man spricht viel, aber nicht über das Relevante.
Die typischen Signale:
Diskussionen drehen sich im Kreis
alle argumentieren vernünftig
aber der „eigentliche Punkt“ taucht nie auf
Nicht Wissen fehlt, sondern Mut. Moderation bedeutet hier, den Raum zu halten, ohne die Spannung zu glätten, sondern im Zweifel sogar lieber in die Spannung hinein zu moderieren. Auch dann, wenn die Zeit im Nacken sitzt.
Was all diese Muster gemeinsam haben
Sie sind keine Zeichen von Inkompetenz. Sie sind Hinweise darauf, dass dem Team zwei Dinge fehlen: Orientierung und Sicherheit. Gute Moderation schafft es Struktur zu geben, wo Unsicherheit entsteht. Sie holt Stimmen ins Gespräch, die sonst untergehen würden und sie ermöglicht Entscheidungen, die dann auch getragen und umgesetzt werden.
In einer Umgebung, die komplexer wird, ist Moderation kein „Nice to have“, sondern ein stabilisierendes Element. Einfache Impulse, die in jedem Meeting umzusetzen sind, sind z.B. den Zweck oder das Ziel des Meetings zu Beginn klar zu wiederholen, jedes Thema aktiv zu beenden, in dem die Ergebnisse zusammengefasst, Verantwortung geklärt und Zeitpunkte benannt werden. Und: Neben den Inhalten auch auf die Energie zu achten, dünne Luft im Raum wirkt aufs Gemüt.
Facilitation Basics
Wenn du Moderation als Haltung vertiefen möchtest, ist „Facilitation Basics“ ein guter Startpunkt.
Für Teams, die mehr Klarheit und Struktur in ihren Meetingalltag bringen wollen, gibt es zusätzlich begleitende Formate und Workshops.